Oppiminen

Oppiminen on kriittinen avaintekijä IT- muutoshankkeissa

Olen turhan monta kertaa kuullut sanottavan, että on paljon helpompaa rakentaa toiminnallisuuksia ja koodata se järjestelmään, kuin ”implementoida” toiminnallisuudet ja prosessit osaksi käyttäjien arkea.

Tämä pitääkin erittäin hyvin paikkansa. Liian usein liian monessa projektissa oppimiseen ei kiinnitetä sen vaatimaa huomiota, koska välttämättä ei ymmärretä mitä tulisi ottaa huomioon, jotta yksilöiden oppimisprosessia voitaisiin aidosti tukea. Koulutusten suunnittelu on projektipäälliköiden vastuulla ja tiukassa aikataulupaineessa sille ei allokoida tarpeeksi aikaa.

Olen ollut itsekin osallistujana lukuisissa työkalukoulutuksissa ja lähes poikkeuksetta fokus on aina kouluttajassa. Sinäkin olet varmasti ollut mukana sellaisissa. Kouluttaja vetää koulutuksen joko verkossa tai luokkahuoneessa, kertoo, kuinka toiminnallisuus toimii, demoaa sitä perusteellisesti ja päivän päätyttyä kysyy, onko sinulla kysymyksiä. Pahimmassa tapauksessa et ehdi edes ottaa muistiinpanoja, kun asiaa kerrotaan niin nopealla temmolla. Et välttämättä pääse itse aktiivisesti harjoittelemaan, koska
a) sandboxinne on alhaalla tai sitä ei keretty rakentaa
b) ei tullut mieleen, että sellainen olisi hyvä olla olemassa
c) kouluttaja unohti teettää tehtäviä koulutuksessa, koska asiaa oli niin paljon ja kaikki piti keretä käymään läpi lyhyessä ajassa.
Sitten kun pääset oman työpöytäsi ääreen, niin et ihan tarkalleen enää muistakaan, miten ja mistä teet/löydät/etsit jne. On varmasti useammin kuin kerran käynyt niin, että lopulta yrityksen helpdesk hukkuu yksinkertaisiin tukipyyntöihin. Tällöin syntyy tuplatyötä ja häiriökysyntää, kun ei osata vastata oikeaan aikaan käyttäjien osaamistarpeeseen puuttuvien oppimistuotteiden ja -palveluiden vuoksi. Näin aletaan tekemään työtä, joka paikkaa puutteita. Usein yrityksissä tämä tarkoittaa niitä kuuluisia tulipalojen sammutuksia. Siksi täytyy varmistaa, että käyttäjillä on apu olemassa välittömästi saatavilla, kun tarve ilmenee.

Kaikki tiedämme, että uuden järjestelmän käyttöönotossa saattaa tapahtua melkoisen rajukin tuottavuuden lasku. Millä konkreettisilla tekijöillä oppimista voidaan edistää ja jyrkkää tuottavuuslaskua loiventaa?

Alla 5 vinkkiä, joiden avulla voidaan parantaa koulutusten laatua. 

  1. Määritetään ja ymmärretään kohderyhmän oppimistarpeet. Analysoidaan osaamisgapit systemaattisesti. Missä olemme nyt ja missä meidän tulisi olla? Määritellään oppimispolut käyttäjäryhmittäin.
  2. Suunnitellaan tarvittavat oppimissisällöt ja -metodit, sekä tuotetaan materiaalit.
  3. Tuotetaan varsinainen lopputuote, tuodaan tarvittavin osin kohdat 1 ja 2 esimerkiksi e-learning alustalle.
  4. Implementoidaan koulutus, varmistetaan riittävä ohjeistus ja viestintä osallistujille. Varataan koulutukselle tarpeeksi aikaa, kukaan ei opi ERP-moduulia muutamassa päivässä. Ei edetä nopeimman ehdoilla luokkahuoneessa.
  5. Arvioidaan koulutuksen onnistumista, kerätään palautteet osallistujilta. Tämän vaiheen jälkeen oppisen tulisi olla kuvattavissa, mitattavissa sekä arvioitavissa. Näin saadaan kiinni ajoissa, mikäli uusia oppimistarpeita ilmenee.